Moderne HR-Kommunikation

Smarte Kommunikation im HR

Wie kommunizieren Sie eigentlich mit Ihren Mitarbeitern und Bewerbern? Schicken Sie Ihren Mitarbeitern die monatlichen Gehaltsabrechnungen immer noch per Post? Und Ihren Bewerbern die Jobzusage in Papierform?

Kurze Kommunikationswege

Die Kommunikationswege eines Unternehmens, intern wie auch extern, sind nicht nur ausschlaggebend für die Unternehmenskultur, sondern gleichzeitig ein Indiz für die Innovationsfähigkeit des Unternehmens. Das hat Einfluss auf jeden Unternehmensprozess. Die gelebte Unternehmenskultur wird stark vom gesellschaftlichen Wandel beeinflusst. In Zeiten von Social Media und dauerhafter Erreichbarkeit erwartet man zu jeder Tages- und Nachtzeit einer Antwort oder Feedback. Um dieser Erwartungshaltung als Unternehmen gerecht werden zu können, sollte man sich nach einem Kommunikationsweg umsehen, der den Informationsaustausch mit seinen Mitarbeitern und Bewerbern schnell und einfach möglich macht.

Um die Kommunikation und den Informationsaustausch effektiv zu gestalten, sollten beide Aspekte miteinander verknüpft werden. So laufen Anfang und Ende eines Kommunikationsprozesses in einer Plattform zusammen. Gleichzeitig werden über die Plattform HR-Prozesse wie der Dokumentenaustausch, Einsicht und Verwaltung von HR-Dokumenten, aber auch Einladungen zu Veranstaltungen, abgewickelt.

Auf diese Weise lassen sich unkompliziert und zeitgleich Informationen austauschen, sammeln und bearbeiten. Und das mit allen beteiligten Zielgruppen. Der konkrete Mehrwert liegt darin, dass Mitarbeitern, Bewerbern und Personalern Informationen ohne Datenverlust standort- und device-unabhängig zur Verfügung gestellt werden. Der Austausch von wichtigen HR-Dokumenten erfolgt so beidseitig mit wenigen Klicks und Kommunikationsschleifen werden vermieden. Zudem werden Mitarbeiterressourcen eingespart. Durch eine sichere End-to-End-Verschlüsselung ist es möglich, selbst vertrauliche HR-Dokumente und Personaldaten auf der Plattform zu hinterlegen. Diese können mittels Berechtigungssystem nur für bestimmte Personen einsehbar gemacht werden.

Moderne HR-Kommunikation mit Mitarbeitern

Ein zusätzlicher gesicherter Bereich nur für Mitarbeiter oder Bewerber bietet die Möglichkeit, private Dokumente abzulegen und jederzeit auf diese zuzugreifen. Für Mitarbeiter bietet sich ein individueller Informationsbereich an. In diesem können sie Resturlaubstage einsehen oder einen Überblick über Krankheitstage bekommen. Der Mitarbeiter hat so Zugriff auf alle HR betreffende Daten und das unabhängig von seinem Endgerät. Will der Mitarbeiter also noch am Sonntagabend seinen Urlaub eintragen, kann er seinen Urlaubsantrag ganz einfach vom Sofa aus stellen. Gleichzeitig kann die zuständige Führungskraft diesen noch am gleichen Abend genehmigen. Durch die SSL-verschlüsselte Dokumentenablage per VPN birgt selbst die Ablage von privaten Dokumenten kein Sicherheitsrisiko.

Moderne HR-Kommunikation mit Bewerbern

Bezieht man die Zielgruppe der Bewerber mit ein, ergibt sich für diese die Chance, sich direkt mit der Recruiting-Abteilung auszutauschen. Beispielsweise können so Details zu seiner Einstellung geklärt werden, die ersten Einladungen zu Onboarding-Veranstaltungen versendet werden oder Einstellungsdokumente eingereicht werden. Fängt der Mitarbeiter dann im Unternehmen an, werden die Dokumente und Daten des neuen Mitarbeiters automatisch in das vorherrschende HCM übernommen. Zudem werden die HR-Dokumente direkt in der Digitalen Personalakte des Mitarbeiters abgelegt. Daten- oder Dokumentenverluste werden so vermieden und auch die Ablage und Archivierung der Unterlagen spart Zeit und Kosten. Passt der Bewerber nicht zur ausgeschriebenen Stelle, kann man sich auf der Plattform auf kurzem Wege über die Gründe der Absage austauschen. Im Nachgang besteht die Möglichkeit, mit dem Bewerber in Kontakt zu bleiben, sollte eine andere Stelle relevant werden.

Die Erkenntnis und die Bereitschaft, sich gegenüber neuen Kommunikationskanälen im HR zu öffnen, sind das A und O. Ist diese Hürde erst einmal genommen, lässt sich das richtige HR-Kommunikations-Tool leicht finden.
 

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