Der Aufgabenbereich einer Personalabteilung ist vielseitig. Das Tagesgeschäft der Personaler ist mit Unmengen von Aufgaben gespickt: Recruiting, Personalführung, Personalplanung und- entwicklung sowie Controlling und Administration. Gleichzeitig müssen die anfallenden Mitarbeiterdokumente verwaltet werden. Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Krankenbescheinigungen und co. müssen leicht und schnell auffindbar abgelegt werden. Heute wird das in vielen Unternehmen noch mittels Personalakten in Papierform erledigt. Bei der händischen Verwaltung von Personalakten nimmt es jedoch viel Zeit in Anspruch, eine bestimmte Mitarbeiterakte zu finden oder die Dokumentenordnung beizubehalten. Richtig schwierig wird es, wenn der Zugriff auf Mitarbeiterakten standortbedingt nicht möglich ist, weil Personalabteilungen z.B. dezentral arbeiten. Die Verwaltung von Papierakten bedarf vor allem dann sehr viel Zeit und Geduld. Das muss alles nicht sein! Die Digitale Personalakte liefert schnell alle Mitarbeiterinformationen, die Sie benötigen. Erfahren Sie hier, welche Vorteile Digitale Personalakte und HR-Management mit sich bringen.
In der heutigen Zeit dienen clevere HR-Software und fortgeschrittene Tools zur Dokumentenverwaltung dazu, der zeitfressenden Administration auf Wiedersehen zu sagen. Die Digitale Personalakte lässt sich mit nur einem Klick öffnen. So sind alle Informationen und zugehörige Dokumente in sekundenschnelle abrufbar – und das unabhängig vom Standort.
Für eine simple Verwaltung ist die Digitale Personalakte mit Features wie einer individuellen Registerstruktur, einem Ablagekorb mit Weiterleitungsfunktion und Gruppenablagekörben, Lesezeichen und Notizzetteln am Dokument versehen.
Die Arbeit mit einer Personalakte in elektronischer Form ist schneller, sicherer und effektiver, da sie optimal an die Anforderungen einer Personalabteilung angepasst ist. Die Personaldokumente sind so an einem zentralen Ort abgelegt, auf dem jeder Mitarbeiter standortunabhängig zugreifen kann. Durch die direkte Anbindung der elektronischen Personalakte an das vorherrschende HCM (Human Capital Management) ist eine unkomplizierte und automatische Datenübernahme möglich. Selbes gilt für einen regelmäßigen Datenabgleich. HR-Abteilungen arbeiten so standortübergreifend mit einheitlichen Mitarbeiterinformationen und sind immer auf dem gleichen Informationsstand. Das spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern trägt maßgeblich zum Wertschöpfungsbeitrag des gesamten Unternehmens bei.
Durch die problemlose Übernahme von Berechtigungssystemen aus dem HCM können Dokumente und Mitarbeiterinformationen individuell für HRler, Mitarbeiter und Führungskräfte einsehbar gemacht werden. Durch die case-sensitive Usability kann die Dokumentensammlung an die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen angepasst werden. Automatisierte Workflows, Volltextrecherche und automatisierte Ablagen erleichtern die Arbeit. Die Führungskräfte bekommen Einsicht in die Digitalen Personalakten aller Teammitglieder und der Mitarbeiter hat direkten Einblick in seine persönliche Mitarbeiterakte in elektronischer Form. Im Gegensatz zu Papierakten sind Digitale Personalakten skalierbar. Sie lassen sich bei Wachstum des Unternehmens ohne hohe Lagerkosten an die aktuelle Mitarbeiterzahl anpassen. Vorteile Digitale Personalakte: hohes Maß an Agilität und kalkulierbare Betriebskosten.
Die Digitale Personalakte stellt die ersten Weichen hin zu einer digitalen Personalabteilung. Sie ist das Einstiegsmodell für mehr Effizienz. Sie hat alle nötigen Skills, um die HR-Abteilung von der immer schwerer werden Last der administrativen Aufgaben zu befreien. Gleichzeitig schafft sie neue Kapazitäten für vernachlässigte Themenbereiche
der Personalabteilungen.
Wir hoffen, Ihnen die Vorteile Digitale Personalakte näher gebracht zu haben und würden uns freuen, wenn Sie aconso für Ihr digitales HR-Management beauftragen!
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