Get the (work-)flow!

Get the (work-)flow!

Im Zeitalter der digitalen Transformation brauchen wir kurze, einfache und effektive Workflows in Form von abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und Kommunikation. Workflows mit klar definierten Prozessen, in denen Mitarbeiter und Führungskraft aktiv beteiligt sind. Und ohne dass HR überhäuft wird mit administrativen To-dos aus einem One-Way-Ticketsystem, das den administrativen Aufgabenbereich für den HRler zum 24/7 Business werden lässt. Doch das ist leider genau das, was wir in den meisten HR-Abteilungen heute noch vorfinden. Nicht selten sind HRler dazu gezwungen, stapelweise Tickets zu Krankmeldungen, Urlaubsanträgen, Status der Arbeitszeit usw. über sogenannte Ticketsysteme abzuarbeiten.

Tickets? Wie Oldschool ist das denn! Ein Ticket öffnen und einmal one way Richtung HR schießen, um dann hoffentlich nach einigen Tagen eine Rückmeldung zu erhalten. Lange Wartezeiten und überflüssige Freigabeschleifen sind nur zwei der lästigen Nebenwirkungen eines One-Way-Ticketsystems. Unnötiger Ballast! Vor allem in Zeiten von künstlicher Intelligenz und Digitalisierung. Welche Arbeitsschritte an einem Ticket hängen, weiß meistens kein Mitarbeiter so genau. Doch das kollektive Hoffen, dass das Ticket heil in der HR-Abteilung ankommt und die dringende Anfrage möglichst schnell bearbeitet wird, reicht erst einmal aus. Thema erledigt. Transparenz? Fehlanzeige! Ab mit dem Ticket in die Weiten des Ticketsystems, es wird schon beim Richtigen landen. Kommt das Ticket dann bei der HR-Abteilung an, reiht sich ein zeitfressender Task an den nächsten und der Fokus Mensch verschwindet erstmal.

Need for change!

Das schreit regelrecht nach einer Veränderung. Schluss mit dem Verwaltungsapparat „Ticketsystem“. Das ist längst nicht mehr zeitgemäß. Dynamische Workflows müssen her! Transparenz zu Aufgabenverteilung, Projektstatus und Zuständigkeit. Aufgaben müssen gleich bei den richtigen Mitarbeitern platziert werden und alle - Mitarbeiter und Führungskräfte - sollten aktiv an den HR-Prozessen beteiligt werden. Gleichzeitig wird HR entlastet und schafft damit freie Kapazitäten für strategische Aufgaben. So wird die HR-Abteilung ganz einfach vom Prozessausführer zum Prozessdesigner und der Mitarbeiter bekommt den Überblick über seine Anfragen at a glance und fragt Status und Timing seines Workflows mit nur einem Klick von unterwegs aus ab.

Sind die Workflows dann auch noch mit einem cleveren HCM verbunden, kann der Mitarbeiter seine Needs, für die er früher noch ein Ticket hätte öffnen müssen, einfach und mobil selbst erledigen. Geht es beispielsweise um das Einreichen einer AU-Bescheinigung, loggt sich der Mitarbeiter über sein Smartphone direkt in das HCM ein und lädt mittels der Foto-Upload-Funktion seine Krankmeldung hoch. Und das ganz einfach vom Krankenbett aus. So stößt er den Prozess seiner Krankmeldung selbst an, Führungskraft und HR werden automatisch informiert und die Krankmeldung landet gleich in der richtigen digitalen Personalakte des Mitarbeiters. Damit entfallen sogar Ablage und Archivierung von Papierdokumenten.

Adieu unnötige Freigabeschleifen, Doppelarbeit und Kommunikationskreisel! Salut neue digitale Welt! Für HR wird es Zeit, sich aktiv am Wandel zur Digitalisierung zu beteiligen. Wie sonst könnte sich die HR-Abteilung von morgen guten Gewissens der digitalen Zukunft stellen, ohne den Anschluss zu verlieren?

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