100% digitale HR Prozesse

Take it to the limit – 100% digitale HR Prozesse

Prozesse in der HR Abteilung 100% digital zu gestalten ist keine Zukunftsmusik mehr. Im Gegenteil, um konkurrenzfähig und attraktiv für neue Mitarbeiter zu bleiben führt kein Weg an digitalen  Prozessen mit hoher Akzeptanz der Prozessteilnehmer vorbei. Ein Grund mehr, die Grenzen des Machbaren auszuloten und die Weichen in Richtung Digital HR richtig zu stellen.

Do it the digital way

Viele HR-Abteilungen haben bereits erste Schritte in Richtung einer Digitalisierung getan. Der 100% digitalisierte HR Prozesse ist für die meisten Unternehmen jedoch nach wie vor eine Vision. Häufig werden Prozesse zu höchsten 50 % digitalisiert, weil es an Ideen und Konzepten fehlt, deutlich mehr herauszuholen.

Schluss mit halben Sachen! Her mit den Prozessen die ohne manuelles Eingreifen eines HRlers, Führungskraft oder Mitarbeiter ablaufen. Keine Medienbrüche, schlank, papierlos und transparent, das definiert einen zu 100% digitalen Prozess. Platziert in der Cloud, ist der Weg frei, auch den Mitarbeiter sicher, ohne komplexe Zugriffsszenarien auf die Unternehmensnetzwerke ins Boot zu holen.
„HR muss digitalisieren, und zwar schneller und vor allem konsequenter, als dies vielen HR Verantwortlichen heute bewusst ist. Mit dem richtigen Konzept gelingt die 100% Digitalisierung von HR Prozessen innerhalb kürzester Zeit, mit maximalen Einsparpotentialen und Qualitätssteigerungen“ - Sagt Michael Linke, Director Enterprise Cloud Services bei der aconso AG.

Do it your own way

Wie sich der 100% digitale Prozess letztendlich gestaltet, entscheidet jedes Unternehmen ganz individuell. Zugeschnitten auf die unternehmensinternen Bedürfnisse der HR-Abteilung bleibt dem HRler aber in jedem Fall die Prozesshoheit.

100% digitalisierte Prozesse lassen sich auf vielen Ebenen umsetzen. Werden die Prozesse innerhalb der HR-Abteilung digitalisiert oder abteilungsübergreifend? Oder lagert man einzelne Prozesse sogar ganz aus und lässt so einen Dienstleister die administrativen Aufgaben übernehmen.

Digitalisiert man beispielsweise den Zeugniserstellungsprozess innerhalb der HR-Abteilung mittels eines Zeugnis-Tools, werden Textbausteine automatisch nach den jeweiligen Bewertungsstufen zusammengefügt und es bedarf keiner Tüftelei mehr um die passenden, wohlwollenden und rechtssicheren Formulierungen zu finden. Durch die digitale Signatur kann der Prozess dann auch ohne Medienbruch rechtssicher abgeschlossen werden. So werden Zeugnisse zukünftig mit nur noch einem Klick durch die jeweilige Führungskraft freigegeben und dem Mitarbeiter digital zugestellt. Ein anderer Ansatz ist die ganzheitliche Auslagerung von HR-Prozessen. Zeugnisse werden dann auf Basis vorliegender HR-Daten aus dem HCM durch einen Dienstleister erstellt, ausgedruckt und an den Mitarbeiter übergeben. Die Bewertung bleibt nach wie vor bei der Führungskraft, ebenso die Freigabe. Der HR Abteilung bleibt damit nur noch, den Prozess ganzheitlich zu überprüfen. Nicht nur das Zeugnis ist ein Beispiel. Viele weitere Cases sind denkbar.

  • Kein internes Digitalisieren und Kanalisieren des Posteingangs mehr.
  • Keine Intransparenz mehr über den Status von Prozessen.
  • Keine Berge an AU-Bescheinigungen die manuell bearbeitet werden müssen.
  • Schluss mit dem händischen Eintippen von Daten aus Papierbewerbungen. 
  • Endlich nicht mehr monatlich die Kuvertierung von Gehaltsabrechnungen anstoßen.
  • Keine Verträge mehr drucken und mit händischer Unterschrift wieder einscannen.

Ist ein Prozess zu 100% digitalisiert, werden administrativen Aufgaben von einer Software oder von einem externen Dienstleister übernommen und laufen nur noch im Hintergrund ab. So lassen sich strategische Themen wieder im Vordergrund platzieren. HR wird so vom Prozessverwalter zum Prozessgestalter und lässt sich seine Zeit nicht mehr länger von unnötiger Administration rauben. HR übernimmt damit die Expertenrolle und hat Zeit, sich um das wertvollste Gut des Unternehmens zu kümmern: den Menschen.

 

 

Digital vs. analog

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