Elektronisch unterschreiben und Prozesse komplett digital abbilden

Elektronisch unterschreiben und Prozesse komplett digital abbilden

Auf dem Weg hin zur 100 prozentigen Digitalisierung ist die elektronische Unterschrift ein unumgänglicher Meilenstein. Warum sollte man heutzutage noch endlose Freigabeschleifen mit Medienbrüchen akzeptieren, nur damit ein Dokument händisch von verschiedenen Parteien unterschrieben werden kann?

Was bringt die digitale Signatur im HR?

Mit definierten Workflows mit integrierten elektronischen Unterschriften lassen sich digitale End-to-End-Prozesse einfach abbilden und Genehmigungen, Vereinbarungen oder Verträge schneller unter Dach und Fach bringen. Das bedeutet für Sie im HR Vereinfachung und Automatisierung und damit verbunden ein klarer Vorteil: Kosten und vor allem Zeitersparnis bei aufwändigen Tätigkeiten, die Sie in wichtige strategische Themen investieren können. Dafür müssen Sie keine Abstriche bei Sicherheit und Compliance machen.

Wie funktioniert die digitale Signatur?

Mittlerweile ist die elektronische Signatur soweit entwickelt, dass sie einwandfrei und benutzerfreundlich in Ihre Abläufe integrierbar ist. Der User benötigt so zum Beispiel mit dem in aconso nubea integrierten DocuSign keinerlei Chipkarten, zusätzliche Desktopanwendungen, Softwaredownloads oder Plug-ins mehr.

Beispiel: Unterzeichnung einer Gehaltserhöhung:
Nach der Erstellung des Schreibens zur Gehaltserhöhung mit aconso nubea wird der im Workflow definierten Person die Aufgabe zur Unterschrift weitergeleitet. Mit einem Klick auf die Aufgabe gelangen Sie zum integrierten Signiervorgang mit DocuSign. Dieser ist selbstverständlich mobil und von jedem Gerät ausführbar. Sobald Sie das Dokument geprüft haben können Sie mit Klick auf „Fertigstellen“ den Signiervorgang abschließen.

Ist die digitale Signatur sicher?

Mit einer Signatur bestätigt der Unterzeichner, dass das Dokument unverändert ist sowie, dass er genau dieses Dokument unterzeichnet hat. Die elektronische Signatur ist ein kryptographisches Verfahren, das genau dies elektronisch abbildet.
Dieses Verfahren ist hoch sicher. So werden mit dem Einsatz von DocuSign unter anderem die Identitäten der Unterzeichner mit vielfältigen Formen der Authentifizierung verifiziert und Dokumente mit Siegeln geschützt, die eine Kombination von unabhängig zertifizierten und sicheren Systemprozessen und PKI (Public Key Infrastructure) Technologie nutzen.
Jede elektronische Signatur ist somit einzigartig, dokumentierbar, verschlüsselt und fälschungssicher.

Ist eine solche digitale Signatur rechtlich bindend?

In der gesamten EU sind elektronische Signaturen für nahezu alle Transaktionen verbindlich. Die bei aconso integrierte elektronische Signatur mit DocuSign erfüllt die Anforderungen der EU Richtlinie 910/2014 zur elektronischen Identifikation und Trust-Services für elektronische Transaktionen im gemeinsamen Markt (eIDAS), die seit Juli 2016 für alle Staaten der EU verbindlich ist.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Signatur in aconso nubea oder den Möglichkeiten der internen Umsetzung in Ihrem Unternehmen?
Sprechen Sie uns an.

Hier finden Sie weitere Informationen zu aconso nubea.

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