Die aconso Digitale Personalakte führt zu kontinuierlicher Qualitätsverbesserung in der Personalabteilung der Leopold KOSTAL GmbH & Co. KG

„Die Suche nach der Nadel im Heuhaufen gehört in unseren Personalabteilungen ein für alle mal der Vergangenheit an. Lange Transportwege sind ebenfalls passé. Dank der Einführung der Digitalen Personalakte laufen die Prozesse in den HR-Abteilungen wie geschmiert. Mühelos finden unsere Personalsachbearbeiter die benötigten Informationen. Webbasiert gelangen die dauerhaft verfügbaren Daten und Dokumente mit nur einem Mausklick direkt auf den Bildschirm des HR-Professionals.“, so Matthias Mroß, Leiter kaufmännische Anwendungen und Prozesse der Leopold Kostal GmbH & Co. KG.

Als unabhängiges Familienunternehmen mit Stammsitz in Lüdenscheid produziert und entwickelt die Unternehmensgruppe Leopold Kostal GmbH & Co. KG seit 1912 richtungsweisende Produkte im Bereich der Elektronik, der Mechanik sowie der Elektromechanik. Die Erzeugnisse finden weltweit bei namhaften Automobilherstellern und Industrieunternehmen Anklang. Als globaler Systempartner fertigt der Konzern an über 30 internationalen Standorten in 15 Ländern (darunter Niederlassungen in Brasilien, China, Frankreich, Japan und USA) systemfähige Komponenten. Weltweit arbeiten 11.400 Mitarbeiter für das Unternehmen, davon alleine 8.400 im Ausland, in den Geschäftsbereichen Automobil Elektrik, Industrie Elektrik, Kontakt Systeme sowie Prüftechnik (SOMA).

Aufgrund der Globalisierung des Unternehmens und der damit verbundenen zahlreichen Standorte stand die Personalabteilung bald vor der Frage, wie die Prozesskosten aufgrund der Standortverteilung minimiert werden, alle Mitarbeiter standortunabhängig und auch zeitgleich auf die Personalakten zugreifen sowie die Datensicherheit und -qualität gesteigert werden können. Der Anspruch, präzise, innovative, exakte und effiziente Produkte zu entwickeln, spiegelt sich auch in der täglichen Arbeit der Personalabteilung wieder. „Wir haben uns gefragt, wie wir es schaffen können, die Administration zu restrukturieren, durch eine schlanke und effiziente Gestaltung die Produktivitätspotenziale auszuschöpfen, die Motivation unsere Personalmitarbeiter zu steigern und damit die internen Kosten zu senken. Für uns kam nur eine Lösung in Betracht: Die Einführung einer Digitalen Personalakte.“, erläutert Jörg Bolle, Personalleiter Human Resources.

Bei der Suche nach einem geeigneten Partner wurde das Unternehmen schnell fündig. Lediglich die Technologie des Marktanbieters aconso AG erfüllte sowohl die wirtschaftlichen, als auch die funktionalen Anforderungen der Personalabteilung.

Wie geschmiert

Im November 2008 startete das gemeinsame Projekt „Einführung der Digitalen Personalakte“. Innerhalb von nur sechs Monaten konnte die Projektphase abgeschlossen werden. Diese umfasste die Erstellung des Konzepts, die Realisierung, die Implementierung sowie die Inbetriebnahme. Parallel dazu wurden die bestehenden Akten und Altakten aufbereitet und in das System eingepflegt. Diese Phase nahm insgesamt sieben Monate in Anspruch, da die Altakten nicht nur gesichtet, sondern auch aussortiert und teilweise noch entklammert werden mussten. Während des gesamten Projekts traf sich das Projektteam einmal in der Woche, um die wichtigsten To Dos zu besprechen. „Von Seiten aconso haben wir zu all unseren technischen und konzeptionellen Fragen genau die Informationen erhalten, die wir benötigt haben. Die sorgfältige Betreuung durch das Projektteam, als auch die Nachbetreuung durch das technische Supportteam hat die Ergebnisse gebracht, die wir uns erhofft hatten.“, merkt Matthias Mroß an.

Im ersten Schritt wurde der Zugriff von elf deutschen Standorten aus (darunter Dortmund und Lüdenscheid) eingerichtet. Insgesamt erhielten 15 Mitarbeiter der Personalabteilung die Berechtigung, auf die Digitale Personalakte zuzugreifen und damit die Möglichkeit, im Alltag mit der Digitalen Personalakte zu arbeiten. Darüber hinaus haben alle Kostal-Mitarbeiter die Möglichkeit, von ihrem Arbeitsplatz temporär ihre Mitarbeiterakte am Bildschirm einzusehen. Denn das strenge Berechtigungskonzept regelt genau, welcher Mitarbeiter, wann und wie auf die Akte zugreifen kann. Da die Benutzeroberfläche der aconso Digitalen Personalakte ausgesprochen bedienerfreundlich und nahezu selbsterklärend ist, benötigten die zuständigen Sachbearbeiter lediglich eine kurze Schulung, um mit der Technologie professionell arbeiten zu können.

Aktuell greifen die Personalsachbearbeiter, je nach Berechtigung, ohne Anstrengung auf 3.200 Personal- und Entsendungsakten im System zu. Der tägliche Arbeitsablauf in der HR-Abteilung wurde dadurch erheblich vereinfacht. Die bisher für Ablage- und Transportprozesse vergeudeten Kapazitäten können nun sinnvoll für die strategische Personalarbeit genutzt werden, heißt also, der zu betreuende Mitarbeiter rückt in den Vordergrund. Die administrativen Personalaufgaben laufen von nun an im Hintergrund ab. Darüber hinaus strahlen die Räume der Personalabteilung in neuem Glanz, denn die großen Aktenschränke sind verschwunden. In der Endausbaustufe ist die Übernahme von insgesamt 10.000 Akten in das System vorgesehen.

Ein Ass im Ärmel

Von besonderer Bedeutung war für die Personal- und IT-Abteilung der Kostal GmbH die Systemunabhängigkeit der Digitalen Personalakte. Sei es zum ERP- oder aber zum Archivsystem. Die Anforderung lautete, dass die Anbindung einwandfrei möglich sein muss. Auch hier konnte die aconso AG punkten. Die Schnittstelle zu SAP HCM sowie zum Archivsystem von Opentext erfolgte ohne Hindernisse.

„Das Feedback unserer HR-Sachbearbeiter ist äußerst positiv. Neben dem schnellen und einfachen Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus heben die Verantwortlichen vor allem auch die erhöhte Datensicherheit und -integrität hervor, die dank der neuen Technologie jederzeit gewährleistet ist. Ebenfalls begeistert sind unsere Personal-Professionals von der intuitiven Bedienbarkeit der Digitalen Personalakte, die durch eine klare Gliederung der Oberfläche gewährleistet wird. Die Oberflächenelemente mit den Stammdaten der Person, dem Mitarbeiterbild, der aconso FastView-Funktion (Miniaturansicht der Dokumente) sowie der Blätterfunktion sind der klassischen Papierakte ausgesprochen ähnlich. Bringt man die aufgeführten Aspekte auf einen Punkt, kann ich zusammenfassend sagen, dass der Arbeitsaufwand in unserer Personalabteilung minimiert und die Motivation unserer Mitarbeiter deutlich erhöht werden konnte.“, betont Jörg Bolle.

International richtungsweisend Arbeiten

Auch in Zukunft plant die Kostal GmbH weitere optimierende Maßnahmen für die Personalabteilungen. Neben dem für 2010 geplanten Rollout in Tschechien und Irland, strebt die Personalabteilung darüber hinaus die Erweiterung der Digitalen Personalakte durch ein Tool zur automatischen Dokumenterstellung an. Auch die Integration der Digitalen Personalakte in die SAP HCM Prozesse steht auf der To Do Liste der Leopold Kostal GmbH & Co. KG. Der Anspruch, das Qualitätsniveau konstant zu steigern, wird somit auch in Zukunft oberste Priorität haben.

Autor: Lisa Widmann, aconso AG