Die Verfahrensdokumentation zur Digitalen Personalakte

Überflüssiges Papier oder sinnvolles Muss?

Bei der Einführung einer Digitalen Personalakte im Unternehmen taucht zwangsläufig die Frage nach der Verfahrensdokumentation zum neuen System auf. Kaum jemand, der dabei nicht an endlose Abstimmung von Arbeitsanweisungen, Prüfschemen, unrealistische Testszenarien und am Ende einen weiteren ungenutzten Ordner Papier mehr im Aktenschrank denkt. Dabei bietet die Einführung eines neuen Systems und die in der Verfahrensdokumentation niedergelegte Prozessbeschreibung dazu gute Chancen, hier durch Prozess- und Organisationsveränderungen tatsächlich Abläufe zu verbessern und zu vereinfachen.

Alleine die standortübergreifende Vereinheitlichung der Abläufe kann Grund sein, sich die Mühe der Erstellung einer Verfahrensdokumentation aufzugeben, sofern diese nicht sowieso von der unternehmensinternen Revision oder vom Datenschutzbeauftragten gefordert wird. Im Bereich der Digitalen Personalakte gibt es jedoch vor allem einen relevanten Grund. Die Zulassung von aus digitalen Systemen reproduzierten Dokumenten im Rahmen der Beweissicherung in Gerichtsprozessen unterliegt, als ‚Objekt des Augenscheins’ der Zulassungsentscheidung des Richters. Ein gemäß einer Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß durchgeführtes Verfahren zur Archivierung des Dokuments ist hier ein wesentliches Instrument zur Sicherung der Beweiskraft für das Unternehmen. Um für das Unternehmen die Frage nach der Verfahrensdokumentation entscheiden zu können, sollte man sich erst einmal Inhalt, Aufbau und Ziel genauer ansehen.

Aufbau, Inhalt und Ziel der Verfahrensdokumentation

Generelles Ziel der Verfahrensdokumentation ist die Erfüllung und Sicherstellung der an das System Digitale Personalakte und die dazu gehörigen Prozesse gestellten Anforderungen nach

• Ordnungsmäßigkeit

• Vollständigkeit

• Sicherheit des Gesamtverfahrens

• Schutz vor Verlust, Veränderung und Verfälschung von Dokumenten

• Nutzung nur durch Berechtigte

• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen

• Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit zu dokumentieren.

Der Aufbau gliedert sich dabei in die Beschreibung der Lösung, des Systems selbst und der angebundenen Komponenten und Schnittstellen, der Dokumentation des Kontrollsystems für die Einhaltung der Daten-, Dokument- und Zugriffssicherheit und der Beschreibung der systemrelevanten Prozesse. Im Anhang sind Projekt-, Prozess- und abnahmerelevante Dokumentationen angefügt. Sind im Unternehmen bereits Verfahrensdokumentationen für andere Dokumentenmanagementsysteme vorhanden, kann geprüft werden, inwieweit hier die Verfahrensdokumentation noch mit aufgenommen werden kann.

Inhaltlich gibt die Beschreibung der Lösung zum Einen die Beschreibung des Einsatzgebietes und die sachlogischen Abläufe im Programm wieder, zum Anderen ist auf die Umsetzung der Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) im Rahmen der Digitalen Personalakte Bezug genommen. Hieraus ergeben sich für das Unternehmen konkrete Aufgabenstellungen, deren Erfüllung in Bezug auf Zugriffsrechte, aber auch auf generelle Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen, wie z. B. Berechtigungssysteme auf die Dokumente der Digitalen Personalakte, Weitergabemöglichkeiten an Dritte und die Sicherheit des Erfassungsprozesses der Dokumente aber auch der langfristigen Verfügbarkeit der Dokumente niedergelegt wird.

Die Beschreibung der sachlogischen Abläufe im Programm, also welchen Weg nimmt das Dokument im EDV-System selbst, welche Daten werden in der Datenbank erfasst, wo und wie werden die Dokumente archiviert und wie erfolgt die Eineindeutigkeitsfestlegung jedes Dokumentes wird ergänzt durch die Dokumentation der Netzwerkinfrastruktur und der spezifischen Hard- und Softwaresystemarchitektur, in die das System eingebunden ist.

Wesentlicher und zielerfüllender Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist die Beschreibung des internen Kontrollsystems zur Datensicherheit, Daten- und Zugriffsschutz und Datenintegrität. In der Verfahrensdokumentation selbst sind hier nur die generellen Anforderungen beschrieben, relevant ist die unternehmensspezifische Umsetzung, die meist in der Anlage oder bereits durch Konzernvorgaben beschrieben ist.

Die Beschreibung der relevanten Prozesse rund um die Digitale Personalakte skizziert sowohl den technischen als auch den organisatorischen Lebensweg der Dokumente von der Erfassung und/oder Übergabe aus Vorsystemen über die Erfassungs- und Qualitätskontrolle, die Ablage/Indizierung, evtl. auf die Dokumente angewendete Workflows und natürlich die Löschung von Dokumenten zum Ende der Aufbewahrungsfristen. Im Anhang sind unternehmensspezifische Konzepte, Arbeitsanweisungen, Prüf- und Testprotokolle und Abnahmedokumente abgelegt, die den Nachweis liefern, dass das System auf die Erfüllung der Anforderungen geprüft wurde und damit ein ordnungsgemäßes System und Verfahren für die Erfüllung der Anforderungen an die Erfassung, Indizierung und Speicherung von Personaldokumenten besteht.

Warum sollte ich eine Verfahrensdokumentation zur Digitalen Personalakte erstellen?

Wichtigstes Argument hierfür ist sicherlich, dass mich eine Verfahrensdokumentation zwingt, meine Systeme und Prozesse zu prüfen und zu dokumentieren.

Das Rahmengerüst einer Verfahrensdokumentation ist ausgelegt, alle hierfür erforderlichen Prüfungen und Dokumente vorzugeben, um sicherzustellen, dass sowohl die IT-spezifische Umsetzung als auch die Abläufe in der Personalorganisation so gestaltet sind, dass eine vollständige, richtige und jederzeit verfügbare Personalakte im digitalen System zur Verfügung steht.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Dokumentation der Vernetzung des Systems im Unternehmensverbund. Hier sind vor allem die IT-spezifischen Schnittstellen und Risiken erfasst, aber auch die organisatorischen ‚Lieferanten und Empfänger’ der Dienstleistung Personalakte, die die Personalorganisation für das Unternehmen bereitstellt.

Was regelt die Verfahrensdokumentation für meine Digitale Personalakte und für meine Personalorganisation?

Die wichtigste Niederlegung in der Verfahrensdokumentation zur Digitalen Personalakte ist die Definition der Verantwortung für die einzelnen Teile des Systems Digitale Personalakte. Wer ist verantwortlich für die korrekte technische Bereitstellung des Systems, wer verantwortet die korrekte Einspielung von Stammdaten aus dem führenden Personalabrechnungssystems, wer prüft die korrekte und vollständige Einspielung der vom Scan-Dienstleister gelieferten Dateien, wer ist Betreiber des Systems, wer verantwortet die Prozesskette in der Personalorganisation usw.

Ein weiteres positives Ergebnis einer Verfahrensdokumentation ist die Überprüfung und ggfs. Anpassung der Prozesse in der Personalorganisation. Durch die Ausarbeitung von Arbeitsanweisungen werden Vereinfachungspotentiale transparent. Schnittstellen zu Zulieferanten und Empfängern werden erkannt und der Arbeitsablauf kann hier abgestimmt werden. Damit ergibt sich bei standortübergreifenden Abteilungen die Chance, Prozesse neu zu definieren und einheitlich zu gestalten.

Der stetig wachsenden Bedeutung des Datenschutzes und der Datensicherheit wird ebenso Rechnung getragen. Im Rahmen der Verfahrensdokumentation wird gegenüber Revision und Datenschutzbeauftragtem der Nachweis geführt, dass das System ordnungsgemäß funktioniert und dass die Anforderungen des Datenschutzes gewährleistet sind.

Ein letzter Aspekt ist die Zusammenarbeit von mehreren Abteilungen bei der Erstellung und Einführung einer Verfahrensdokumentation. Hier bietet sich die Chance auf persönlicher Ebene Kontakte zu knüpfen zu Dienstleistern im Unternehmen aber auch zu Lieferanten und Empfängern der Dienstleistung Personalarbeit im Unternehmen. Sichtweisen und Prozesserfordernisse z. B. zwischen IT und Personal aber auch zur Revision können erläutert und auf direktem Weg abgestimmt werden. Diese abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ist vor allem in großen, konzernorganisierten Häusern ein wesentlicher Beitrag zur Ermittlung von Synergieeffekten und Einsparpotentialen.

Fazit

Eine Verfahrensdokumentation ist sicherlich kein absolutes Muss und steht im Rahmen der Projekteinführung und Produktivsetzung einer Digitalen Personalakte nicht an erster Stelle auf der ToDo-Liste. Sie ist jedoch in jedem Fall eine wertvolle Hilfe und ist als umfassende System-, Prozess- und Organisationsdokumentation die Versicherung, eine rechts- und revisionskonforme Digitale Personalakte zu führen.

Autor: Elisabeth Hofer, aconso AG