Das aconso SaaS-Modell schafft Freiräume in der HR-Abteilung

Wie können HR-Professionals neue Kapazitäten für strategische Führungsaufgaben schaffen, für die im Tagesgeschäft oft zu wenig Zeit bleibt? Wie können die Personalsachbearbeiter standortunabhängig und zeitgleich auf die Personaldokumente zugreifen? Wie ist es möglich die Kosten für das Dokumenten-Handling in der Personalabteilung ohne erhöhte administrative Aufwände im IT-Bereich zu reduzieren? Und wie können diese Anforderungen unter Einhaltung der hohen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen im Tagesgeschäft sicher ungesetzt werden?

Vor diesen Fragen stehen zahlreiche Personalentscheider deutscher Unternehmen, die sich mit der Optimierung der Personalarbeit in ihrer HR-Abteilung und der damit verbundenen Einführung einer Digitalen Personalakte beschäftigen. Elementar ist für die Personalverantwortlichen hierbei vor allem, dass ihre Mitarbeiter sich weiterhin auf das Kerngeschäft ihrer Arbeit konzentrieren. Auf diesem Hintergrund bietet sich, speziell auch für mittelständische Unternehmen, die Nutzung von Services und Software in einem Mietpreismodell an. Im Bereich der Digitalen Personalakte setzt die aconso AG mit ihrem SaaS-Modell (Software as a Service) Maßstäbe.

Denn in diesem Modell lassen die Unternehmen die Digitale Personalakte nicht im eigenen IT Bereich, sondern in einem professionellen Rechenzentrum eines erfahrenen IT-Dienstleisters betreiben.

Optimaler Workflow

Aufgrund langjähriger Erfahrungen bei namhaften Kunden, bietet der Marktführer für die Digitale Personalakte in Deutschland, gemeinsam mit erfahrenen IT-Dienstleistern, ein eigenes Best-Practice SaaS-Modell für den Betrieb der aconso Digitalen Personalakte an. In diesem Konzept wird die Digitale Personalakte auf einem zentralen Serversystem in einem ausgewählten Rechenzentrum betrieben. Der Kunde muss sich weder um die Installation der benötigten Technik noch um die erforderliche Software kümmern. Die Verwaltung der Daten und Dokumente erfolgt in professionellen Datenbank- und Archivsystemen, die den höchsten Ansprüchen an den Datenschutz und die revisionssichere Langzeitspeicherung der Dokumente genügen. Die HR-Mitarbeiter greifen standortunabhängig und blitzschnell auf die benötigten Informationen, wie Lebensläufe, Zeugnisse Entgeltnachweise usw. zu. Funktionale Unterschiede zu einer Inhouse-Lösung existieren nicht. Die Zugriffsrechte sind dabei genau geregelt und eine entsprechende Verschlüsselung gewährleistet die sichere Übertragung der Daten (wie z.B. der Stammdaten aus dem HCM-System) und Dokumente. Auch die Pflege und Aktualisierung der Software durch Updates erfolgt direkt über den Dienstleister und fordert keinerlei Kapazitäten beim Anwender.

Bestechende Vorteile

Die aconso SaaS-Lösung kann für den Neukunden innerhalb weniger Tage in einem ausgewählten Rechenzentrum bereitgestellt werden. „Der Clou dabei: Kein Installationsaufwand und sehr geringe Initialkosten für die Bereitstellung aufgrund des hohen Standardfunktionsumfangs des Systems, der keine Wünsche offen lässt. Aufwendige Beratungs- und Customizingprojekte im Vorfeld der Systemeinführung gehören damit der Vergangenheit an.“, so Michael Linke, Leiter Vertrieb aconso AG.

Aber nicht nur der Personalbereich profitiert von dem neuen Konzept. Das aconso SaaS-Modell entlastet neben der Personalabteilung vor allem die IT im Haus. Denn weder eine Investition in die IT-Infrastruktur noch in das unternehmensinterne IT-Know-how ist erforderlich. Als Full-Service bietet aconso dem Kunden die professionelle Benutzerbetreuung, die Administration und das Backup in einem Gesamtpaket. Erfahrungsgemäß können durch die Nutzung der Digitalen Personalakte auf Basis des SaaS-Modells Kosteneinsparpotentiale von bis zu 30 Prozent im Bereich des Aktenhandling erzielt werden. Die Abläufe im Personalwesen werden durch den Einsatz der Digitalen Personalakte spürbar optimiert. Die Technologie bildet die Grundlage für die Digitalisierung kompletter HR-Business-Prozesse, die in einem weiteren Projektschritt, auf Basis des aconso SaaS-Modells, umgesetzt werden kann. Die Kosten für die Nutzung der Digitalen Personalakte können langfristig beplant werden. Ihre Höhe orientiert sich in an der Anzahl der Personalakten, die der Kunde im System verwalten möchte.

In der Praxis bewährt

Parallel zu der Implementierung der Software im Rechenzentrum erfolgt das Scannen der vorhandenen Bestandsakten bei einem professionellen Scan-Dienstleister. aconso vertraut seit Jahren auf bewährte und erfahrene Partner, wie z.B. die Firma eubit mit Sitz in Bielefeld. Die Experten der eubit bereiten die Bestandsakten auf Basis definierter Aktenstrukturen auf und scannen das komplette Beleggut unter Beachtung der entsprechenden Datenschutzrichtlinien ein.

„Mit der heutigen Scantechnik in Verbindung mit unseren etablierten Verarbeitungsprozessen können täglich mehrere hundert Personalakten verarbeitet werden. Das Einspielen der digitalisierten Dokumente erfolgt direkt in den jeweiligen Mandanten des Kunden auf dem Server des Rechenzentrums. Sowohl die Verarbeitung als auch die Übergabe der Dokumente in das Rechenzentrum wird lückenlos dokumentiert. So stellen wir sicher, dass keine Information und kein Dokument im Verarbeitungsprozess verloren geht.“, so Michael Schlingmann, Inhaber und Geschäftsführer der eubit. „Gerade für große Unternehmen mit mehreren Standorten oder kleine und mittelständische Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und auf der Suche nach einer bezahlbaren Lösung sind, bietet sich das aconso SaaS-Modell perfekt an.“, schließt Michael Schlingmann ab.

Rundum sicher fühlen

Die Kernfrage im Zusammenhang mit der Nutzung der Digitale Personalakte in einem SaaS-Modell liegt auf der Hand: „Wie sicher sind meine hochsensiblen HR-Daten und Dokumente, wenn ich diese in einem externen Rechenzentrum verwalten lasse?“

„Diese Frage ist schnell beantwortet.“, betont Olaf Harms, Vorstand der aconso AG. „Kaum eine IT-Abteilung mittelständischer Unternehmen ist heute in der Lage, eine derart hohe Verfügbarkeit, Zugriffs- und Datensicherheit auf sensible Informationen anzubieten, wie dies professionelle Rechenzentrumsbetreiber können.“ Doch nicht nur rentabel und prozessoptimierend soll die Digitale Personalakte im SaaS-Modell sein. Viel wichtiger ist die Sicherheit der Daten über eine reglementierte Autorisation und Identifikation der User. Die Zugriffsrechte werden über ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept genau geregelt und die Daten und Dokumente über eine entsprechende Verschlüsselung gewährleistet und sicher übertragen. Das Berechtigungskonzept regelt lückenlos, dass der User nur auf die Dokumente Zugriff hat, die er für sein Tätigkeitsfeld benötigt. Das Rechenzentrum verfügt über strenge Sicherheitsvorkehrungen und -zertifizierungen, die gewährleisten, dass die Daten und Dokumente, die dort archiviert sind, über eine gesicherte Verbindung zum Kunden gelangen. Diese sichere Verbindung hindert Dritte daran, auf die vertraulichen HR-Informationen zuzugreifen. Somit ist der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet.