Fließende Kommunikation – beim Handy wie in der Personalabteilung

Wie können Personalmitarbeiter und Führungskräfte gleichzeitig von mehreren Standorten auf eine Personalakte zugreifen? Wie können die Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitsprozesse mit den Personalakten effizienter gestalten? Und: Wie kann die Personalabteilung dabei Kosten sparen? Diese Fragen stellten sich die Verantwortlichen der Telefónica o2 Germany Anfang 2006, als sie über die Einführung einer digitalen Personalakte nachdachten.

Um nicht nur die Personal-, sondern auch die IT-Abteilung zu entlasten, entschied sich der Mobilfunkanbieter dafür, die Lösung nicht selbst zu betreiben, sondern einen externen Dienstleister einzuschalten. Zur Auswahl standen mehrere Anbieter digitaler Personalaktensysteme. Das Rennen machte TDS HR Services & Solutions mit der Digitalen Personalakte der aconso AG, die den Ansprüchen des Unternehmens das Wasser reichen konnte. Die TDS bietet die Digitale Personalakte im BPO-Modell (Business Process Outsourcing) an. Personaldokumente liegen dabei sicher und zentral in den Rechenzentren des Dienstleisters und der Kunde muss sich weder um Technik noch die nötigen Systeme kümmern. Hard- und Software werden direkt beim Dienstleister installiert. Die Personalmitarbeiter greifen schnell und standortunabhängig per Web auf Lebensläufe, Fortbildungsnachweise, Zeugnisse oder Entgeltnachweise zu. Zugriffsrechte sind dabei genau geregelt und eine entsprechende Verschlüsselung gewährleistet die sichere Übertragung der Daten und Dokumente.

Frisch ans Werk

Der Mobilfunkanbieter implementierte die Digitale Personalakte “ohne an die Implementierung zu denken“: Das Team der aconso machte sich in Kooperation mit TDS im Februar mit der Einführung ans Werk und bereits im September konnte die Personalabteilung die Vorteile der Digitalen Personalakte voll nutzen.

„Wir waren sehr zufrieden mit der Betreuung des aconso-Teams. Ob vor, während oder nach der Einführung der Digitalen Personalakte, wir genossen immer eine professionelle Beratung“, so Silvia Enders, Projektleiterin bei Telefónica o2 Germany.

Dass die Personalsachbearbeiter heute blitzschnell deutschlandweit auf über 17.000 Akten zugreifen können, vereinfacht den täglichen Arbeitsablauf in der Personalabteilung erheblich. Die Digitale Personalakte verwaltet dabei ca. 5.000 Akten der aktiven und mehr als 11.500 Akten inaktiver Mitarbeiter. Darüber hinaus können auch mehrere Zugriffsberechtigte gleichzeitig in eine Personalakte Einblick nehmen. Das Thema „Aktentourismus“ und die Gefahr, dass Akten in einem „Funkloch“ landen auf der großen Reise von einem zum anderen Unternehmensstandort, ist endgültig vom Tisch.

Nicht nur alle o2-Mitarbeiter können nun ihre persönliche Akte von ihrem Arbeitsplatz aus einsehen, auch die Führungskräfte haben Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter. Auch hier ist der Zugriff nur temporär möglich und durch das strenge Berechtigungskonzept geregelt.

In vollen Zügen durchatmen

Heute eröffnet sich den Sachbearbeitern ein freundliches Bild, wenn diese ihren täglichen Arbeitsplatz in der Personalabteilung einnehmen. Die großen Aktenschränke mit Massen an Personaldokumenten scheinen sich in Luft aufgelöst zu haben. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können durchatmen – und das in einem viel angenehmeren Arbeitsklima. „Unsere Personalmitarbeiter sind sehr zufrieden mit dem neuen System und den neuen Arbeitsbedingungen, die sich daraus ergeben“, freut sich Silvia Enders.

HR-Information-Processing© schlägt Wellen

Um die Prozesse in der Personalabteilung noch weiter in Fluss zu bringen, hat der Mobilfunkanbieter auch schon über ein System zur Dokumenterstellung nachgedacht. So könnten die Sachbearbeiter im Handumdrehen häufig benötigte Dokumente erstellen und diese nach der Überarbeitung und Fertigstellung direkt in die Digitale Personalakte ablegen. Ein weiterer Zug in Richtung Prozessoptimierung durch das aconso HR-Information-Processing©, das den vollständigen Prozess von der Dokumenterzeugung über die Dokumentbearbeitung bis zur Archivierung in der Digitalen Personalakte abbildet.

Blick nach vorn

Mit der Einführung der Digitalen Personalakte hat Telefónica o2 Germany die Grundlage für weitere Optimierungen geschaffen: So gibt es derzeit gemeinsam mit aconso Überlegungen, den Arbeitsablauf beim Einscannen der Akten neu zu gestalten. Zudem könnte auch die externe Abrechnungsstelle durch einen Zugriff auf die Digitale Personalakte das Erstellen der Lohnabrechnungen beschleunigen. Das Konzept für die Zugriffsberechtigungen müsste dafür entsprechend angepasst werden.

Das Fazit: o2 can do. aconso & TDS, too.

Telefónica o2 Germany GmbH & Co. OHG gehört zu Telefónica Europe und ist Teil des spanischen Telekommunikationskonzerns Telefónica S.A. Das Unternehmen bietet seinen Privat- wie Geschäftskunden in Deutschland Post- und Prepaid-Mobilfunkprodukte sowie mobile Datendienste auf Basis der GPRS- und UMTS-Technologie an. Darüber hinaus stellt das Unternehmen auch DSL-Festnetztelefonie und Highspeed- Internet zur Verfügung. Telefónica Europe hat 46 Millionen Mobil- und Festnetzkunden in Großbritannien, Irland, der Tschechischen Republik, der Slowakei und Deutschland.