Schnell und effizient Wissen vermitteln

Die aconso Digitale Personalakte leistet einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der HR-Prozesse in der GfK

Als eines der größten Marktforschungsunternehmen der Welt ist die GfK Gruppe ein führender Lieferant von Wissen. Auch die HR-Professionals im Bereich HR Services der GfK möchten ihren „Kunden“ aktuelle Informationen auf eine effiziente Art und Weise zugänglich machen. Ein möglicher Ansatz: Die in den klassischen Papierakten enthaltenen Informationen sollen auf schnellem Weg bearbeitet, analysiert und archiviert werden. Der Wunsch der Personaler: eine zeitgemäße Technologie, um mehr Zeit und Raum für die strategische Personalarbeit zu haben.

Rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich in über 100 Ländern um das grundlegende Wissen, das Unternehmen für Ihre Marktentscheidungen benötigen. Dies hat im Laufe der Zeit dazu geführt, dass das Unternehmen ein internationales Netzwerk an Ressourcen für die notwendige Informationsbeschaffung aufgebaut hat. Für den HR-Bereich der GfK in Nürnberg ist die stetige Optimierung der Personalprozesse oberstes Ziel. Transparente und strukturierte Arbeitsabläufe, schnelle Zugriffszeiten auf HR-Systeme, die Gewährleistung der Datensicherheit sind nur einige der Anforderungen, die das Management an einen zukunftsorientierten und professionell arbeitenden Personalbereich stellt. Die Umstellung von der klassischen Papierakte auf die Digitale Personalakte leistet hierzu einen wichtigen Beitrag.

„Unternehmen müssen Entscheidungen fällen“

So in diesem Fall auch die Personalabteilung der GfK in Nürnberg. Ganz nach dem Motto, dass „Entscheidungen auf Wissen basieren“, untersuchten die zuständigen Projektverantwortlichen den Markt intensiv nach einem geeigneten Partner. Anhand der gesammelten Informationen stellte sich schnell heraus, welcher Softwareanbieter den Anforderungen entsprach. Elisabeth Huj, Senior Specialist HR Administration, fasst zusammen: „Aufgrund unserer Erwartungen und der am Markt gesammelten Informationen konnten wir uns zügig einen Überblick über die Anbieter einer Digitalen Personalakte verschaffen. Das Münchner Softwareunternehmen aconso erfüllte all unsere Ansprüche. Die aconso Digitale Personalakte hat dank des Moduls aconso FastView® eine papieraktenähnliche Oberfläche, die dem Nutzer vertraut erscheint und damit die Bedienung erleichtert. Der für unser Unternehmen unerlässliche standortunabhängige Zugriff sowie die Übernahme von Berechtigungen aus dem bestehenden HR-System waren zwei weitere ausschlaggebende Voraussetzungen, die das Unternehmen sehr gut erfüllen konnte. Auch die namhaften Referenzen, wie beispielsweise die Deutsche Lufthansa und der Versicherungsexperte HDI, sprachen für die aconso AG.“

Maßgeschneiderte Umsetzung

Gemeinsam mit den Projektmanagementexperten der aconso AG startete die Planung für das Projekt „Einführung der Digitalen Personalakte“ mit einem Kick-Off-Meeting Anfang 2009. In einem ersten Schritt in Richtung Digitalisierung wurde eine einheitliche und klare Aktenstruktur festgelegt. Außerdem grundlegend in der Vorbereitungsphase: Die Sortierung und Bereinigung der Bestands- und Altakten, um einen reibungslosen Ablauf der Erstdigitalisierung zu gewährleisten. So konnte die Implementierung der Digitalen Personalakte im ersten Halbjahr 2009 starten. Innerhalb von nur zwei Monaten war sie abgeschlossen.

„Mit der Beratung von Seiten des aconso-Projektmanagements und den aconso-Technikern waren wir rundum zufrieden. Die Ansprechpartner standen uns für Fragen jederzeit zur Seite. Die Zusammenarbeit war immer konstruktiv, die Beratung und der Support so, wie wir erwartet hatten“, unterstreicht Elisabeth Huj. Innerhalb von nur drei Schulungstagen wurde dank des professionellen und qualifizierten Vorgehens der Consultants der aconso AG sowie der nahezu selbsterklärenden Oberfläche den Nutzern die Handhabung näher gebracht. Im ersten Halbjahr wurden insgesamt 550 der 1.900 Papierakten digitalisiert. In den Personalakten sind auch Entgelt-, Laufbahn-, und Bewerbungsdokumente hinterlegt. Bis Ende 2009 wurden die restlichen 1.350 Akten in die digitale Form überführt. Aktuell haben im Bereich HR Services zwanzig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit unterschiedlichen Berechtigungen Zugriff auf die Digitale Personalakte.

Durch das ausgereifte Berechtigungskonzept - Grundlage für die notwendige rechts- und revisionssichere Archivierung der Personalakten - ist zudem sichergestellt, dass nur eine begrenzte Anzahl HR-Sachbearbeiterinnen auf die ihnen zugewiesenen Personalakten zugreifen, diese bearbeiten und neue Dokumente digitalisieren können.

Die maßgeschneiderte Technologie dockt aufgrund der Systemunabhängigkeit einfach an das bestehende HR-Administrations- und Archivsystem an. Die Schnittstelle zu SAP HCM und das Archiv-System SAMFS ermöglichten einen direkten Zugriff aus SAP auf die Digitale Personalakte sowie die direkte Archivierung der Dokumente aus der Digitalen Personalakte in das Archivsystem. Die vor- und nachgelagerten Prozesse werden damit vereinfacht und beschleunigt. Das Charmante dabei: Das Arbeiten mit der Digitalen Personalakte ist von einem einzigen HR-Arbeitsplatz aus möglich, mit direktem Zugriff auf alle angebundenen HR-Systeme.

Informationsfluss

Gewünschte Informationen erhalten die HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter blitzschnell über integrierte Suchmasken. Die Wahrscheinlichkeit, dass Akten oder einzelne Dokumente spurlos verschwinden, ist gleich null. Der Zugriff ist je nach Berechtigung jederzeit, auch gleichzeitig möglich. Eine Dokumentenvorschau sowie die integrierte Wiedervorlage sind weitere nützliche Funktionen. Mit Hilfe der temporären Akteneinsicht hat jede GfK-Mitarbeiterin und jeder GfK-Mitarbeiter die Möglichkeit, über einen begrenzten Zeitraum die eigene Akte komplett einzusehen. Für Führungskräfte und Wirtschaftsprüfer wurde der temporäre Zugriff auf einzelne Dokumente ermöglicht, die für diese Zielgruppen relevant sind. Insgesamt werden die Zugriffzeiten auf ein Minimum reduziert und die Einsichtnahme in die Dokumente optimiert.

Der Blick in die Zukunft

Für die Zukunft plant die Personalabteilung den Zugriff auf die Digitale Personalakte für weitere Standorte in Deutschland. Auch die Anbindung an das bestehende Dokumenterstellungssystem ist angedacht. „Mit Hilfe dieses hervorragenden Instruments haben wir im letzten Jahr einen wichtigen Schritt bei der Optimierung unserer Prozesse getan. Unsere Arbeitsabläufe haben sich spürbar verbessert und nicht zuletzt macht es auch Freude, mit der neuen Digitalen Personalakte zu arbeiten“, erklärt Elisabeth Huj abschließend.