Der geschlossene Dokumentenkreislauf in Ihrer Personalabteilung

„Jeder HR-Prozess beginnt oder endet mit einem Dokument“. Basierend auf dieser These hat die aconso AG ihr bestehendes Produktangebot erweitert – aconso HR-Information-Processing©. Dieses Portfolio besteht neben der aconso Digitalen Personalakte aus den Modulen aconso Creator sowie aconso Process und bildet den vollständigen Prozess des HR-Dokuments von der Dokumenterzeugung über die Dokumentbearbeitung bis zur Archivierung in der Digitalen Personalakte ab.

Sei es eine Mitarbeiterveränderungsmeldung, eine Gehaltsmaßnahme oder ein zu führendes Mitarbeitergespräch – jeder dieser Vorgänge basiert auf einem Dokument. Gerade in der Personalabteilung ist ein Tool zur Dokumenterstellung mit entsprechenden Dokumentvorlagen sinnvoll, da rund 90 Prozent aller personalrelevanten Dokumente hier erstellt werden.

aconso Creator und aconso Process

aconso HR-Information-Processing© stellt allen Personalabteilungen zwei Tools zur Verfügung, mit deren Hilfe standardisierte Prozesse, DV-gestützt schneller, effizienter und qualitativ besser bearbeitet werden können.

Dabei deckt aconso Creator die Komponente der Dokumenterzeugung ab. Die Dokumente werden auf Grundlage bereits bestehender Vorlagen erzeugt. Die zu integrierenden Daten stammen aus existierenden Systemen, wie dem Personalverwaltungssystem und werden über Platzhalter in der Dokumentvorlage korrekt platziert. Auch hier verfolgt aconso das Prinzip der offenen Schnittstellen durchgehend. Die fertiggestellten Dokumente werden zentralisiert abgelegt und können nur von autorisierten Anwendern eingesehen und bearbeitet werden. aconso Creator ermöglicht sowohl die vollautomatisierte, als auch die dialogbasierte Erstellung und Nachbearbeitung von Dokumenten.

aconso Process stößt den Prozess der Dokumenterzeugung und Prozesssteuerung an. Das erzeugte Dokument wird dem Anwender angezeigt. Dieser hat die Option, je nach Bedarf und Berechtigung, das Dokument nur in Teilen oder vollständig zu bearbeiten. Nach Abschluss des Vorgangs wird das erstellte Dokument in ein nicht veränderbares Format (z.B. TIFF G4 oder PDF/A) konvertiert und in der entsprechenden Personalakte abgelegt. Die rechtssichere Archivierung der Dokumente wird durch ein rechts- und revisionssicheres Archiv gewährleistet.

aconso HR-Information-Processing© schafft nicht nur effizientere Prozessabläufe. Die Module ermöglichen darüber hinaus merkliche Kosteneinsparungen in den Personalabteilungen.

Am Beispiel einer großen deutschen Handelskette soll die Kostenreduzierung am Prozess Mitarbeiterveränderung aufgezeigt werden. In diesem speziellen Fall werden monatlich ca. 1.500 Mitarbeiterveränderungen, darunter Gehaltsänderungen, Umzüge, Versetzungen, etc.…, erstellt, die jeweils aus zwei Dokumenten bestehen. 3.000 Dokumente werden somit monatlich, 36.000 Dokumente jährlich, alleine in diesem Prozess papiergebunden erstellt. Ausgehend von der Annahme, dass die Erzeugung eines papiergebundenen Prozesses die Personalabteilung ca. 3,55 Euro kostet verursacht die Dokumenterzeugung bei 36.000 Dokumenten im Jahr folglich Kosten in Höhe von 127.800 Euro. Mit Hilfe der HR-Information-Processing-Tools können diese Belastungen durch die Optimierung der Prozesse um die Hälfte reduziert werden. In diesem Beispiel macht das eine jährliche Reduzierung von 63.900 Euro aus.

 

HR-Auswertungen - aconso Reports

Zukünftig können HR-Auswertungen durch die Kombination von Stamm- und Dokumentendaten und einer Volltexterkennung mit Klassifikationsverfahren erstellt werden. Neben den standardisierten Reports aus Stammdaten zu Angaben der Mitarbeiteranzahl zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Jubiläumslisten, ermöglicht aconso Reports darüber hinaus beispielweise eine Auswertung darüber, wie viele genehmigungspflichtige Dokumente in der Akte vorliegen. Dabei werden selbstverständlich alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten.

Als Grundlage für die Auswertungen von aconso-Reports dienen:

• Stammdaten kombiniert mit Dokumentdaten, wie beispielsweise der Mitarbeiterstatus (aktiv, inaktiv), Eintritts-/Austrittsdaten, Organisationseinheiten, Vollständigkeitsprüfung von Dokumenten usw.
• Dokumentarten, wie Zeugnisse, Protokolle, Gehaltsmaßnahmen, Fortbildungen usw.
• Dokumentattribute, wie Dokumentdatum, Wiedervorlagedatum, ggf. zusätzliche Dokumentindizes, Volltext usw.

  
  

  Welche Daten für die Auswertungen zur Verfügung stehen sollen und wer auf welche Daten zugreifen kann, definiert der Kunde in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Betriebsrat.