In der Personalabteilung entstehen jährlich Berge von Dokumenten, die nach gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Für viele Unternehmen ist die Archivierung dieser Dokumente in Altsystemen nicht mehr zeitgemäß und zu kostenintensiv. Der Zugriff auf die archivierten Daten muss für die Personalsachbearbeiter jedoch weiterhin gewährleistet sein.

Doch wie schaffen die HR-Abteilungen den Spagat zwischen der sicheren, bedienerfreundlichen Recherche und Archivierung sowie der Kostenreduktion? Die HR-Spezialisten der aconso AG haben sich dieser Frage gestellt und mit einem Modul in der aconso Digitalen Personalakte eine Lösung dafür geschaffen – das aconso Listenarchiv.

Kostenreduktion und Prozessoptimierung

Das aconso Listenarchiv bietet dem Benutzer, je nach Berechtigung, einen schnellen und einfachen, webbasierten Zugriff auf die archivierten aufbewahrungspflichtigen Dokumente sowie eine simpel zu bedienende Archivlösung. Neben der revisionssicheren Altdatenarchivierung und Ablage von Belegdaten können darüber hinaus Dokumentenlisten verwaltet werden.

Das Dokumentenmanagement unterstützende Tool ermöglicht durch

• das Einsparen langer Suchprozesse
• der Reduzierung der Papierberge
• das Wegfallen von Transferzeiten
• und dem Wegfall von Altsystemen

Prozessoptimierungen und Kostenersparnisse. Die digitalen Dokumente – wie beispielsweise Gehaltslisten, Monatslisten, Gesamtauswertungen – werden bei einer Datenmigration aus den vor- herigen Systemen übernommen. Migrationen können hierbei gleichzeitig zur Bereinigung von Altsystemen genutzt werden.

Erleichterung für den Sachbearbeiter

Dokumente können in kürzester Zeit entweder durch eine Volltextrecherche im Dokument, einer zeitlichen Eingrenzung oder über die aconso FastView Blätterfunktion spielend einfach gefunden werden. Per Mausklick z. B. auf ein bestimmtes Jahr, Abteilung, oder Kostenstelle, werden die Dokumente automatisch gegliedert und dadurch die Suche nach dem gewünschten Dokument vereinfacht. Einzige Voraussetzung ist lediglich ein Web-Browser, über den der User, je nach Berechtigung, Zugriff auf das Archiv hat.

Rundum angebunden

Über die Schnittstelle zu SAP HCM können Dokumente direkt und nahtlos generiert und abgelegt werden. Auch in alle anderen HR-Verwaltungssysteme kann das aconso Listenarchiv integriert werden. Dokumente, die in Papierform vorliegen, werden eingescannt und dem Archivsystem zugeordnet.

Die Implementierung des aconso Listenarchivs und die damit verbundene Erstübernahme der Altdokumente ist ein großer Schritt für vereinfachte und optimierte Prozesse. Denn die jährlich anfallenden aufbewahrungspflichtigen Dokumente werden mit Hilfe des Moduls vollautomatisch und kontinuierlich im Archiv abgelegt.

Individualität

Um auf die kundenindividuellen Wünsche einzugehen, hat das aconso-Team drei Versionen (Standard, Single, Spezial) des aconso Listenarchivs entwickelt:

aconso Listenarchiv Standard

• Integration der Digitalen Personalakte
• Zugriff über normale Benutzerkonten möglich
• HTTP-Import von PDF/A-Listendokumenten
• Verschiedene Listenarchive und Rollen
• Archivierung in den rechts- und revisionssicheren Formaten PDF/A-1b oder TIFF

aconso Listenarchiv Single

• Listenarchiv ohne Personenstammdaten
• Eingeschränkte Benutzerzahl
• Import PDF-Listenkomponenten (max. 100 MB)
• Verschieben und Umbenennen der Dokumente anhand der Ordnerstruktur

aconso Listenarchiv Spezial

• Reines Back-end Listenarchiv
• Vollständige Abrechnungsdaten
• Indizierung einzelner Abschnitte der Listen
• Keine eigene grafische Oberfläche
• HTTP-Schnittstelle zum Abfragen verschiedener Attribute
• Exportschnittstelle des indizierten Listenabschnitts (Weitergabe Web-Portal)

  Je nach Anforderung der Personalabteilung, wird die jeweilige Version implementiert.

   

  Fazit

  Das aconso Listenarchiv schafft durch die klar strukturierte Anordnung der Dokumente nach definierten Zeiträumen und Dokumententypen und das außergewöhnliche Look&Feel, das den User an die Papierakte erinnert, eine intuitiv bedienbare Möglichkeit der Listenverwaltung. Dabei gewährleisten die neusten Technologien höchste Sicherheitsstandards.

  
  

  Das aconso Listenarchiv kann, je nach Bedarf, als Standalone-Lösung oder als Zusatzkomponente zur aconso Digitalen Personalakte eingesetzt werden.

   

  Die wichtigsten Funktionalitäten auf einen Blick

  • Preview- und Blätterfunktion
  • Kundenindividuelle Registerstruktur (z. B. nach Jahreszahlen, Unternehmensbereichen etc.)
  • Normierte Schnittstelle zu SAP HCM, HR Access, PAISY, Loga und weiteren HR-Verwaltungssystemen
  • Ablagekorb und Wiedervorlagefunktion/Notizfunktion
  • Löschdatum und Lesezeichen
  • Drucken aus Office-Anwendungen in das Archiv (optional)
  • Volltextrecherche (optional)
  • SSL-Verschlüsselung (128 Bit)
  • Und vieles mehr…

Spürbarer Nutzen und zahlreiche Vorteile 

• Kosteneinsparpotential von ca. 30 %
• Hochspezialisiertes Standardprodukt, mandantenfähig und webbasiert
• Einzigartiges Visualisierungskonzept mit Suche über den „Augenschein“
• Systemunabhängigkeit von HR-Verwaltungs¬systemen, Datenbanken, Betriebs- und Archivsystemen
• Hohe Datensicherheit durch verschlüsseltes System
• Sichere Identifikation und Autorisation der User
• Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen aus allen gängigen Systemen
• Keine Software-Administration und Verteilung auf dem Client
• Rechts- und revisionssichere digitale Archivierung
• Direkter Zugriff aus dem HR-Verwaltungssystem (SAP HCM, HR Access,…)