Die öffentliche Hand setzt auf Innovationen der aconso AG

Immer mehr Unternehmen der öffentlichen Hand führen die Digitale Personalakte der aconso AG zur Archivierung ihrer Personalakten ein. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Der Marktführer mit dem patentierten „Verfahren der Digitalen Personalakte im Web“ erfüllt sowohl die gesetzlichen Bestimmungen als auch die Anforderungen der Personalabteilungen an das System. Ein weiterer Pluspunkt ist die Effizienzsteigerung, die Personalmitarbeiter bei der Einführung einer solchen Lösung deutlich spüren. Denn durch die elektronische Archivierung aller Dokumente der Personalakte reduziert sich der manuelle Ablageaufwand in der Personalabteilung erheblich. Über eine webbasierte Software können die Personalmitarbeiter zeitgleich, standortunabhängig auf die Personalakten zugreifen, ohne dass auf den einzelnen PC’s eine Installation notwendig ist. Aufwendiger Aktentourismus gehört damit der Vergangenheit an.

Die Datensicherheit und -integrität sind durch ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept garantiert, so dass die aconso Digitale Personalakte eine rechts- und revisionssichere Archivierung gewährleistet. Die Digitale Personalakte ermöglicht außerdem allen Mitarbeitern einer Organisation jeder Zeit Einsicht in seine eigene Akte gemäß § 3 Abs. 5 Tarifvertrag öffentlicher Dienst (TVöD) bzw. § 3 Abs. 6 Tarifvertrag öffentlicher Dienst - Länderbereich (TV-L).
Das einzigartige Visualisierungskonzept „Look & Feel“, mit dem die Personalmitarbeiter innerhalb der Akte wie gewohnt in den Dokumenten blättern können, bietet den Nutzern eine hohe Bedienerfreundlichkeit und erreicht damit seine bemerkenswerte Benutzerakzeptanz. Ein integriertes Barcode-System bewerkstelligt zudem eine direkte Anbindung an MS-Office. Zusätzlich ist es möglich, eine Massenablage über Seriendruck vorzunehmen.

Einführung ‚in time and budget’

Schon in der Startphase sind die wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Gelingen des Projekts klare Kommunikationswege und Definieren von Meilensteinen. Die aconso AG ist der Spezialist bei der Durchführung von Projekten im öffentlichen Sektor - das zeigen zahlreiche Projekte. Denn aconso bietet alles aus einer Hand: die Beratung, das Projektmanagement, die Software sowie das Einscannen der Altakten. Darüber hinaus verfügt das Team über langjährige Erfahrungen bei zahlreichen namhaften Unternehmen aus dem öffentlichen Bereich mit der Digitalisierung und Archivierung von Personalakten.

Standardmäßig dauert die Einführung drei Monate zu klar definierten Festpreisen. Der erste Schritt eines jeden Projekts ist die Festlegung einer einheitlichen Registerstruktur über die gesamte Akte durch die Projektbeteiligten. Anschließend wird ein Rollenkonzept erstellt, das die Zugriffsberechtigungen und ein Set an Funktionalitäten festlegt. Nach dem kundenspezifischen Customizing der Software, wird die Akte implementiert, so dass dem Start in eine prozessoptimierte Personalarbeit nichts mehr im Wege steht.

Die Vorteile der aconso Digitalen Personalakte auf einen Blick:

Flexible Gestaltbarkeit der Akten (Registerstruktur)
Abbildung komplexer Berechtigungsstrukturen aus dem Personalverwaltungs-/abrechnungssystem
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und des Datenschutzes
Bedienerfreundliche Benutzeroberfläche durch das „Look & Feel“ der Papierakte inkl. Blätterfunktion
Wiedervorlage für Dokumente
Löschen von Dokumenten nach dem Vier-Augen-Prinzip
Integrierter Dokumentenimport und integriertes Scannen
Direkte Archivierung von Office-Dokumenten sofort in die Mitarbeiterakten
Standortunabhängiges, webbasiertes System
Systemunabhängigkeit (ERP, Datenbank, Betriebssystem und Archivbasis)

Besondere Anforderungen der öffentlichen Hand

Entscheidend bei Projekten im Personalumfeld ist die enge Abstimmung mit dem Personalrat. Nicht zuletzt deshalb garantiert die aconso Digitale Personalakte Datensicherheit und -integrität. Die rechts- und revisionssichere Führung der aconso Digitalen Akte würdigt unter anderem das Verwaltungsgericht Sigmaringen vom 06.06.2005 - Aktenzeichen 1 K 1235/04: Auf den Ausdruck der Digitalen Akte wird im Gerichtsurteil explizit verwiesen.

Den besonderen Aspekt Beamtenakte löst der Systemanbieter mit einem ausgefeilten Berechtigungskonzept. Nach diesem Konzept können ausschließlich berechtigte Personalmitarbeiterinnen und -mitarbeiter auf die Register zugreifen. Darüber hinaus kann die Beamtenakte an die allgemeine Registerstruktur angepasst werden. Neben der Abstimmung mit dem Personalrat müssen die Projektbeteiligten das Beamtenrecht berücksichtigen: Für Versetzungen kann beispielsweise ein manueller Ausdruck benötigt werden. Alle Anforderungen, die sich aus dem Beamtenrecht ergeben, bildet die Digitale Personalakte ab.

Selbst die Kindergeldakte kann die Lösung abbilden. Dazu wird ein separates Register oder ein separater Archivbereich mit eigenem Zugriffskontingent angelegt. Somit können die Personalmitarbeiterinnen und -mitarbeiter alle Vorteile der Prozessoptimierung auch für die Kindergeldakte nutzen.

Digitale Personalakte in der Praxis

Sowohl auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene haben sich bereits namhafte Auftraggeber von der Leistungsfähigkeit der Digitalen Personalakte überzeugt.
So nutzt beispielsweise der Flughafen München seit Januar 2008 die Vorteile der aconso Digitalen Personalakte für sich: Bis zum aktuellen Zeitpunkt wurden 6.400 Bezügeakten und 5.000 aktive Personalakten implementiert. Neben dem standortunabhängigen, zeitgleichen Zugriff auf die Akten war die einheitliche Aktenstruktur ein wichtiger Faktor bei der Entscheidung für die Digitale Personalakte. Darüber hinaus punktet das System, da es die erforderlichen Sicherheitsaspekte gewährleistet: Die Identifikation des Sachbearbeiters und dessen Autorisierung, die verschlüsselte Datenübertragung und ein spezielles Berechtigungskonzept stellen sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die sensiblen Akten haben.
Beim Flughafen München bearbeiten 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalorganisation die Ihnen zugewiesenen Akten. Seit der Einführung konnte die Personalabteilung von der erhöhten Zugriffsgeschwindigkeit und einem zeitgleichen Zugriff profitieren. Die Prozesse wurden optimiert und Workflows im Tagesablauf besser genutzt. All diese Aspekte führen zu einer wesentlichen Kostenreduktion. Mit den genannten Funktionen startet der Flughafen München dank optimierter Arbeitstools im Personalbereich durch.

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