Modernes Dokumentenmanagement

Modernes Dokumentenmanagement

Wer bis jetzt nicht im digitalen Zeitalter angekommen ist, hat den Startschuss nicht gehört. Doch trotz Dauerbeschallung ist das Thema in vielen HR-Abteilungen noch nicht zu allen durchgedrungen. Gerade mal 20% der Firmen haben das Thema Digitalisierung zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmensstrategie gemacht.¹ Doch wie kann das sein? In Zeiten des fest etablierten New Work-Phänomens, neben mobile working, KI & Co.?

Es scheint, als liefe die Zeit in der HR-Abteilung etwas langsamer. Rund 39% der Arbeitsleistung fließen heute immer noch in administrative Aufgaben.² Dabei bedienen sich gerade mal 33% der mittelständischen Unternehmen in Deutschland digitaler Tools, wenn es um Dokumentenverwaltung geht.³ Den Schritt von manueller Dokumentenverwaltung hin zu einem vollautomatisierten Dokumentenmanagement ist ein Muss, um den Anschluss im Wandel der Digitalisierung nicht zu verlieren.

Baseline: Digitale Personalakte

Eine digitale Personalakte gehört in Sachen Dokumentenmanagement zur Grundausstattung. Diese dient als digitaler Ablageort und bietet eine ortsunabhängige Möglichkeit, Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen. Zudem wird dem HRler so ein direkter Zugriff auf Mitarbeiterdokumente ermöglicht. So können administrative Tätigkeiten wie die manuelle Aktenpflege, Ablage und Archivierung auf ein Minimum beschränkt oder sogar ganz beseitigt werden. Wer heute noch vor Papierakten sitzt und Schrankwände voller Mitarbeiterakten verwaltet, meterhohe Ablagekörbe und Stapel von AU-Bescheinigungen noch manuell abarbeitet, hat den Startschuss nicht gehört.

Second base: Prozessmanagement

Denken wir an modernes Dokumentenmanagement, müssen wir raus aus dem starren, jahrzehntelang gezüchteten Verwaltungsdenken. Modernes Dokumentenmanagement heißt mehr als Dokumente einmal durch das ganze Unternehmen zu schicken. Zusammen mit der digitalen Personalakte ist ein agiles Prozessmanagement die Basis, um sich langfristig von administrativen Tätigkeiten zu befreien. Damit entfallen Zeitfresser wie Abstimmungs- und Freigabeprozesse zukünftig vollständig. Ergänzt durch einen Newsfeed für Neuigkeiten und relevante Informationen auf Basis der letzten Prozessaktivitäten sind alle Prozessbeteiligten immer auf dem neuesten Stand.

Main base: Collaboration

Das Wichtigste auf dem Weg hin zu einem modernen Dokumentenmanagement ist die aktive, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die Collaboration von Mitarbeitern, Führungskräften und HR-Abteilung verknüpft modernes Prozessmanagement mit der Erstellung, Koordination und Verwaltung von Dokumenten; damit HR-Aufgaben zukünftig dort bearbeitet werden, wo sie entstehen. So werden Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv in HR-Prozesse miteinbezogen während die HR-Abteilung gleichzeitig entlastet wird. Die HR-Abteilung agiert somit als Prozessdesigner und nicht mehr als alleinige ausführende Kraft im operativen Tagesgeschäft. Collaboration lässt ein Höchstmaß an Transparenz zu und beschleunigt Prozessabläufe enorm, die Kommunikation wird schneller und das Drehen von Endlosschleifen hat endlich ein Ende. Ein geeignetes Tool wird so Dreh- und Angelpunkt jeder Kommunikation und gleichzeitig die Basis für modernes Dokumentenmanagement.

Key base: KPIs

Modernes Dokumentenmanagement heißt aber nicht nur, Dokumente automatisch zu koordinieren, verwalten und zu erstellen. Es heißt auch, die darin enthaltenen Daten so nutzen, dass aktuelle und zukünftige Kennzahlen daraus zu erfassen sind. So können Aussagen zum Unternehmen, zu Abteilungen und Mitarbeitern durch Kennzahlen wie Fluktuationsrate und Krankenstand in Echtzeit abgefragt werden. Der Datenschatz ist unermesslich, angesichts der Dokumentenmenge, die sich in großen Unternehmen ansammelt. Wieso sollte man diese also nicht als Basis für zukünftige Entscheidungen nutzen?

Cloud base: Ab in die Wolke

Modern sein heißt heute mobil sein. So sollten HR-Prozesse auch von unterwegs aus gestartet und bearbeitet werden können. Werkzeuge einer modernen HR-Abteilungen kommen heute aus der Cloud und ermöglichen damit ein Maximum an Mobilität und Flexibilität. So werden Aktualität, Skalierbarkeit und Erweiterungsmöglichkeiten der Software sichergestellt. Und auch in Sachen Datensicherheit sind wir in Zeiten von ISO-Zertifizierungen und der neuen EU-DSGVO mit einem umfangreichen Sicherheitsnetzwerk ausgestattet.

Future base: Wie geht es weiter?

Der Digitalisierungsgrad wird sich mit dem Einzug von künstlicher Intelligenz in HR-Abteilungen in den nächsten Jahren noch verstärken. Spätestens dann geht die Digitalisierung von HR-Prozessen weit über simples Automatisieren oder Beschleunigen hinaus.

Das passt zum Thema:

¹,² Studie „HR-Strategie & - Organisation Studie 2018“ v. Kienbaum u. DGFP e.V.
³ www.marconomy.de/papierloses-buero-status-quo-im-mittelstand-a-647730/

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